Zapytanie ofertowe na organizację i obsługę imprezy plenerowej "Walentynki Chełmińskie 2020"
na ORGANIZACJĘ I OBSŁUGĘ IMPREZY PLENEROWEJ
„WALENTYNKI CHEŁMIŃSKIE 2020”
prowadzone na podstawie Zarządzenia Dyrektora Chełmińskiego Domu Kultury
z dnia 2 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro
I. ZAMAWIAJĄCY:
Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86-200 Chełmno
NIP: 875-11-85-547; tel./fax: (+48) 56-686-48-08
e-mail: sekretariat@chdk.pl, strona internetowa: www.chdk.pl
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa imprezy plenerowej „Walentynki Chełmińskie” w dniu 14 lutego 2020 r. Zakres prac obejmuje:
a) zabezpieczenie kompleksowej obsługi imprezy „Walentynki Chełmińskie” i uzyskanie stosownych zezwoleń, zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62 poz. 504 z dn. 21.04.2009 r.),
b) zabezpieczenie terenu imprezy oraz sceny z nagłośnieniem i oświetleniem /wymiary minimalne podłogi sceny 10x12m, podest pod perkusję i podest pod instrumenty klawiszowe/, ochroną i zabezpieczeniem medycznym,
c) zabezpieczenie Ekran LED SMD 7mm o wymiarach 8 x 4,5 m,
d) prowadzenie imprezy na scenie,
e) przygotowanie prezentacji multimedialnej z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego.
Szczegółowy wykaz i opis jakościowy przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 (wraz z zał. nr 1a, 1b i 1c).
III. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
14 lutego 2020 r. /piatek/ – Rynek Miejski w Chełmnie
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
a) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą,
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki.
V. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1) Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą.
2) Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
3) Wykaz minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat w okresie zimowym, o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty
i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji
i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez.
4) Oświadczenie o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego.
VI. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
1. Kryterium I:
Cena ofertowa stanowi 90 % kryteriów oceny ofert.
Punktacja za kryterium ceny będzie wyliczana matematycznie na podstawie poniższego wzoru:
Cena oferty najtańszej
C = ------------------------------------ x 90
Cena oferty badanej
2. Kryterium II:
Doświadczenie stanowi 10 % kryteriów oceny ofert.
Punkty za to kryterium przyznawane będą za ilość zrealizowanych imprez plenerowych wskazanych w pkt V 3 zapytania ofertowego, gdzie:
· od 3 do 5 zrealizowanych imprez – 3 pkt,
· od 5 do 7 zrealizowanych imprez – 7 pkt,
· powyżej 7 zrealizowanych imprez, za każdą dodatkową 1 pkt, maksymalnie można uzyskać 10 pkt.
3. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny ofert uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert ważnych, obliczonych wg wzoru:
O1,2,… = C + D
O1,2,… – oferta 1,2 ….
C – cena
D – doświadczenie
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wymagania ogólne:
1) Oferta musi być złożona w formie pisemnej, sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
2) Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy.
3) Wskazane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane
i parafowane, wskazane jest również, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
4) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia
Oferta powinna składać się z:
1) Formularza ofertowego – sporządzonego zgodnie z dokumentem zawartym
w druku stanowiącym załącznik nr 4,
2) Oświadczeń określonych w rozdziale V, o:
§ posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym
w zakresie objętym ofertą,
§ dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
§ znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego,
zawartych w załączniku nr 2.
3) Wykazu minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez (Załącznik nr 5).
W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy.
3. Opakowanie oferty:
Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wymaganymi dokumentami
w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie: „Organizacja i obsługa imprezy „Walentynki Chełmińskie’ 2020”. Nie otwierać przed 18.12.2019 r. godz. 12.15” oraz adres Wykonawcy”.
4. Zmiana lub wycofanie oferty
1) Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem „zmiana”.
2) Oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie, należy opatrzyć napisem “wycofane”.
VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta powinna być przesłana za pomocą poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86 – 200 Chełmno, sekretariat.
2. Termin składania ofert upływa w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.00.
Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.
IX. OPIS SPOSOBU POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
Porozumiewanie się z Wykonawcami odbywać się będzie wyłącznie w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest: Kamila Cieślewicz tel./fax 56 6864808; tel. kom. +48 530674882 od poniedziałku do piątku w godz. 10.00 – 15.00; e-mail: kamila.art@chdk.pl
X. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT
Otwarcie ofert nastąpi w Chełmińskim Domu Kultury, w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.15. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, która będzie realnie obciążała budżet Zamawiającego z tytułu realizacji zamówienia. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy oraz adresy Wykonawców,
a także informacje dotyczące ceny. Informacje te zostaną przekazane Wykonawcom, którzy byli nieobecni przy otwarciu ofert na ich wniosek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Do zawarcia umowy wymagane jest pisemne oświadczenie Zamawiającego
o wyborze oferty.
XI. WARUNKI UMOWY
1. Projekt umowy stanowi załącznik nr 3.
2. Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień, wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie
3. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
4. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę
XII. PODWYKONAWCY
Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie zadań, których wykonanie powierzy podwykonawcom. Z uwagi na konieczność kompleksowego zabezpieczenia imprezy oraz bezpośrednich ustaleń Wykonawcy z zespołami, Zamawiający wyklucza możliwość powierzenia nagłośnienia podwykonawcom.
XIII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
1. Szczegółowy opis zamówienia – załącznik nr 1
a) Plany rynku w Chełmnie – załącznik nr 1a
b) Ridery techniczne wykonawców (Julia Marcell; Sorry Boys; Fisz Emade Tworzywo ) – załącznik nr 1b
c) Wstępny program dla prowadzącego – załącznik nr 1c
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2
3. Projekt umowy – załącznik nr 3
4. Formularz ofertowy – załącznik nr 4
5. Wykaz zrealizowanych imprez – załącznik nr 5