W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Kontakt

Urząd Miasta Chełmna

ul. Dworcowa 1

86-200 Chełmno


tel.  (+48 56) 677 17 17
fax: (+48 56) 677 17 74


e-mail: biuro_informacji@chelmno.pl

www: chelmno.pl

Skrytka ePUAP: /8493hehsse/skrytka 


NIP Gminy Miejskiej: 875-10-03-167
REGON Gminy Miejskiej: 871118483

NIP Urzędu Miasta: 8751549877
REGON Urzędu Miasta: 000523442



Zapytanie ofertowe na organizację i obsługę imprezy plenerowej "Walentynki Chełmińskie 2020"

ZAPYTANIE OFERTOWE
na ORGANIZACJĘ I OBSŁUGĘ IMPREZY PLENEROWEJ
„WALENTYNKI CHEŁMIŃSKIE 2020”
 
prowadzone na podstawie Zarządzenia Dyrektora Chełmińskiego Domu Kultury
z dnia 2 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro
 
I. ZAMAWIAJĄCY:
Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86-200 Chełmno
NIP: 875-11-85-547; tel./fax: (+48) 56-686-48-08
e-mail: sekretariat@chdk.pl, strona internetowa: www.chdk.pl
 
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa imprezy plenerowej „Walentynki Chełmińskie” w dniu 14 lutego 2020 r. Zakres prac obejmuje:

a)    zabezpieczenie kompleksowej obsługi imprezy „Walentynki Chełmińskie” i uzyskanie stosownych zezwoleń, zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62 poz. 504 z dn. 21.04.2009 r.),
b)    zabezpieczenie terenu imprezy oraz sceny z nagłośnieniem i oświetleniem /wymiary minimalne podłogi sceny 10x12m, podest pod perkusję i podest pod instrumenty klawiszowe/, ochroną i zabezpieczeniem medycznym,
c)    zabezpieczenie Ekran LED SMD 7mm o wymiarach 8 x 4,5 m,
d)    prowadzenie imprezy na scenie,
e)    przygotowanie prezentacji multimedialnej z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego.
Szczegółowy wykaz i opis jakościowy przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 (wraz z zał. nr 1a, 1b i 1c).
 
III. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
14 lutego 2020 r. /piatek/ – Rynek Miejski w Chełmnie
 
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
a)    posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą,
b)    posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
c)    znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki.
 
V. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1)    Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą.
2)    Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
3)    Wykaz minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat w okresie zimowym, o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty
i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji
i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez.
4)    Oświadczenie o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego.
 
VI. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
1. Kryterium I:
Cena ofertowa stanowi 90 % kryteriów oceny ofert.
Punktacja za kryterium ceny będzie wyliczana matematycznie na podstawie poniższego wzoru:
                                                Cena oferty najtańszej
                                    C = ------------------------------------ x 90
                                                Cena oferty badanej
2. Kryterium II:
Doświadczenie stanowi 10 % kryteriów oceny ofert. 
Punkty za to kryterium przyznawane będą za ilość zrealizowanych imprez plenerowych wskazanych w pkt V 3 zapytania ofertowego, gdzie:
·         od 3 do 5 zrealizowanych imprez – 3 pkt,
·         od 5 do 7 zrealizowanych imprez – 7 pkt,
·         powyżej 7 zrealizowanych imprez, za każdą dodatkową 1 pkt, maksymalnie można uzyskać 10 pkt.
3. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny ofert uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert ważnych, obliczonych wg wzoru:
O1,2,… = C + D
                                               O1,2,… – oferta 1,2 ….
                                               C – cena
                                               D – doświadczenie
 
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1.    Wymagania ogólne:
1)      Oferta musi być złożona w formie pisemnej, sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
2)      Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy.
3)      Wskazane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane
i parafowane, wskazane jest również, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
4)      Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5)      Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
 
2.    Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia
     Oferta powinna składać się z:
1)    Formularza ofertowego – sporządzonego zgodnie z dokumentem zawartym
w druku stanowiącym załącznik nr 4,
2)    Oświadczeń określonych w rozdziale V, o:
§  posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym
w zakresie objętym ofertą,
§  dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
§  znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego,
zawartych w załączniku nr 2.
3)    Wykazu minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez (Załącznik nr 5).
 
W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy.
 
3.    Opakowanie oferty:
Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wymaganymi dokumentami
w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie: „Organizacja i obsługa imprezy „Walentynki Chełmińskie’ 2020”. Nie otwierać przed 18.12.2019 r. godz. 12.15” oraz adres Wykonawcy”.
 
4. Zmiana lub wycofanie oferty         
1)         Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem „zmiana”.
2)         Oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie, należy opatrzyć napisem “wycofane”.
 
VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferta powinna być przesłana za pomocą poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86 – 200 Chełmno, sekretariat.

2.    Termin składania ofert upływa w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.00.

Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.

 
IX. OPIS SPOSOBU POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Porozumiewanie się z Wykonawcami odbywać się będzie wyłącznie w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest: Kamila Cieślewicz tel./fax 56 6864808; tel. kom. +48 530674882 od poniedziałku do piątku w godz. 10.00 – 15.00; e-mail: kamila.art@chdk.pl

 
X. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT

Otwarcie ofert nastąpi w Chełmińskim Domu Kultury, w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.15. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, która będzie realnie obciążała budżet Zamawiającego z tytułu realizacji zamówienia. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy oraz adresy Wykonawców,
a także informacje dotyczące ceny. Informacje te zostaną przekazane Wykonawcom, którzy byli nieobecni przy otwarciu ofert na ich wniosek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Do zawarcia umowy wymagane jest pisemne oświadczenie Zamawiającego
o wyborze oferty.

 
XI. WARUNKI UMOWY
1.   Projekt umowy stanowi załącznik nr 3.
2.   Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień, wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie
3.   Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
4.   O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę
 
XII. PODWYKONAWCY

Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie zadań, których wykonanie powierzy podwykonawcom. Z uwagi na konieczność kompleksowego zabezpieczenia imprezy oraz bezpośrednich ustaleń Wykonawcy z zespołami, Zamawiający wyklucza możliwość powierzenia nagłośnienia podwykonawcom.

 
XIII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
1.   Szczegółowy opis zamówienia – załącznik nr 1
a)        Plany rynku w Chełmnie – załącznik nr 1a
b)      Ridery techniczne wykonawców (Julia Marcell; Sorry Boys; Fisz Emade Tworzywo ) – załącznik nr 1b
c)      Wstępny program dla prowadzącego – załącznik nr 1c
2.   Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2
3.   Projekt umowy – załącznik nr 3
4.   Formularz ofertowy – załącznik nr 4
5.   Wykaz zrealizowanych imprez – załącznik nr 5


Załączniki

Powiadom znajomego

Powiadom znajomego

* Pole wymagane