Stanowisko urzędnicze ds. prowadzenia Sekretariatu Burmistrza

Burmistrz Miasta Chełmna
ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno
ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze
ds. prowadzenia Sekretariatu Burmistrza
w Urzędzie Miasta Chełmna

I. Wymagania niezbędne:

1. obywatelstwo polskie;
2. wykształcenie minimum średnie;
3. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
4. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe;
5. nieposzlakowana opinia;
6. co najmniej 3 letni staż pracy;
7. stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na ww. stanowisku.

II. Wymagania dodatkowe:

1. umiejętność praktycznego stosowania przepisów;
2. dobra znajomość obsługi komputera w tym obsługa MS Office, Internetu, poczty elektronicznej,
3. predyspozycje osobowościowe tj.: terminowość, odpowiedzialność, rzetelność; sumienność, obowiązkowość,
4. dobra organizacja czasu pracy,
5. aktywność w doskonaleniu własnych umiejętności,
6. dyspozycyjność,

III. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

1. stosowanie aktualnych przepisów prawnych i wzajemne informowanie o zmianach;
2. przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań w zakresie swojego działania;
3. współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu i miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz organami jednostek samorządu terytorialnego, administracji rządowej oraz innymi instytucjami w trakcie wykonywania zadań samorządowych;
4. przechowywanie akt i przygotowywanie ich do archiwizacji;
5. wypełnianie zadań związanych z wykonywaniem kontroli zarządczej;
6. koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i interpelacji;
7. przygotowywanie w uzgodnieniu z Burmistrzem pism okolicznościowych,
8. dbałość o publikację informacji w Biuletynie Informacji Publicznej mogących pomóc interesantom Urzędu w załatwieniu swoich spraw, aktualizacja tych informacji, w tym udostępnianie niezbędnych formularzy oraz wzorów dokumentów w tym w szczególności:
9. prowadzenie rejestru aktów własnych (zarządzeń) w oprogramowaniu do tego dedykowanym oraz ich publikacja w BIP,
10. prowadzenie rejestru kontroli oraz publikacja protokołów z kontroli w BIP.
11. bieżąca obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
12. pełnienie roli asystenta w tym:
    a) opracowywanie rocznego i miesięcznego kalendarza imprez i wydarzeń miejskich na podstawie informacji z wydziałów merytorycznych, jednostek organizacyjnych i instytucji kultury,
    b) planowanie udziału Burmistrza w wydarzeniach miejskich,
    c) prowadzenie elektronicznego kalendarza spotkań Burmistrza,
    d) prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w formie elektronicznej,
13. organizowanie udziału Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w uroczystościach, wizytach okolicznościowych,
14. obsługa spotkań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w tym ich techniczne przygotowanie,
15. organizowanie przyjęć interesantów w tym w szczególności:
    a) zweryfikowanie tematu sprawy;
    b) przekierowanie interesanta wg właściwości sprawy;
    c) przygotowanie informacji dla Burmistrza o temacie sprawy lub stanie sprawy planowanej do omówienia podczas spotkania z interesantem w tym pozyskanie informacji z wydziału merytorycznego.
16. prowadzenie rejestrów korespondencji z jednostkami organizacyjnymi gminy i innymi instytucjami,
17. prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;
18. organizowanie i koordynowanie narad Kierownictwa w tym:,
    a) ustalanie programu spotkania w porozumieniu z kierownikami,
    b) przygotowanie organizacyjne,
    c) protokołowanie,
    d) informowanie pracowników o wytycznych z narad.
19. przygotowywanie prezentacji dla zadań sprawozdawczych Burmistrza,
20. zastępowanie pracownika na stanowisku biura podawczego
21. prowadzenie ewidencji i rozliczanie samochodu służbowego używanego przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza
22. na polecenie Kierownika Wydziału lub Burmistrza Miasta jest Pani obowiązana wykonywać także zadania inne niż wymienione w zakresie czynności.

IV. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

1. stanowisko: administracyjno-biurowe,
2. wymiar czasu pracy: pełny etat,
3. miejsce pracy: Urząd Miasta Chełmna, ul. Dworcowa 1, Wydział Organizacyjny,
4. praca jednozmianowa,
5. praca przy komputerze powyżej 4 godzin,
6. urząd przystosowany dla osób niepełnosprawnych (winda, podnośnik zewnętrzny).

V. Dodatkowa informacja:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Chełmna, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, wynosił co najmniej 6%.

VI.Wymagane dokumenty:

1. list motywacyjny,
2. życiorys – Curriculum Vitae,
3. kserokopie świadectw pracy, kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
4. ewentualne referencje,
5. kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach i szkoleniach,
6. oryginał kwestionariusza osobowego –wzór złącznik: kwestionariusz osobowy,
7. podpisane oświadczenie o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego i umyślne przestępstwo skarbowe oraz oświadczenie o pełnej zdolności
   do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych - wzór załącznik: Oświadczenie o niekaralności,
8. podpisane oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych – wzór załącznik: Oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych,
9. podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych.

Kserokopie złożonych dokumentów w ofercie muszą być poświadczone przez kandydata za zgodność z oryginałem.

VII. Termin, miejsce i sposób składania dokumentów:

1. Dokumenty należy składać w Urzędzie Miasta Chełmna do dnia 17 września 2021 r. do godz. 12.00.
2. Dokumenty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Dokumenty można składać osobiście (parter Biuro Informacji Publicznej) w zamkniętej kopercie, pocztą elektroniczną na adres biuro_informacji@chelmno.pl, w przypadku uprawnień do podpisu elektronicznego lub pocztą na adres: Urząd Miasta Chełmna, ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno (decyduje data wpływu do Urzędu) z dopiskiem „Nabór na stanowisko: ds. prowadzenia Sekretariatu Burmistrza”.

VIII. Przebieg postępowania w sprawie naboru:

1. Otwarcie kopert z dokumentami aplikacyjnymi nastąpi w Miasta Chełmna w dniu 17 września 2021 r., o godz. 13.00.
2. Kandydaci zakwalifikowani do drugiego etapu oraz rozmowy kwalifikacyjnej, będą poinformowani telefonicznie o ich terminie.
3. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.chelmno.pl) oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta Chełmna.
4. Nabór przeprowadzi komisja powołana przez Burmistrza Miasta Chełmna.
5. Z regulaminem naboru można zapoznać się na stronie BIP Urzędu Miasta w Chełmnie.

IX. Klauzula informacyjna

Obowiązek informacyjny dla kandydatów do pracy w związku z przetwarzaniem danych osobowych:

1. Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Miasta Chełmna (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno lub drogą e-mailową pod adresem: biuro_informacji@chelmno.pl.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - Andrzeja Rybus-Tołłoczko, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl.
3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
4. Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   a) przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w zakresie wykraczającym poza przepisy prawa pracy – art. 6 ust. 1 lit a RODO;
   b) przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w zakresie określonym przez przepisy prawa pracy – art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO;
   c)wykorzystania danych osobowych w następnych naborach pracowników, jeśli wyrażona zostanie zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jeśli w dokumentach rekrutacyjnych, zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, to przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie na podstawie zgody – art. 9 ust. 2 lit. a.

5. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.
6. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
7. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego oraz na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, w tym do dostawcy usług informatycznych.
8. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do czasu zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, dane będą przechowywane przez okres 1 roku.
9. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
10. Skargę na działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie danych wykraczających poza ten zakres jest dobrowolne.
12. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Chełmno, 1 września 2021 r.