ZAWIADOMIENIE O SPOSOBIE ZAŁATWIENIA PETYCJI

GM-OŚ.152.2.2016.KG
 
Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2014 r. poz. 1195 t.j.), w związku z otrzymaną petycją o archiwizację załączonych materiałów oraz podanie nomenklatury klasy wykazu akt – pod którym na prośbę wnioskodawcy – wzmiankowe załączniki zostały zarchiwizowane (symbol klasyfikacyjny)  informuję, że petycja została rozpatrzona w następujący sposób:

1. Petycja, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14,  poz. 67 t. j.) została zarejestrowana pod znakiem sprawy GM-OŚ.152.2.2016.KG
   
2. Załącznik do petycji nie zostanie odrębnie zarchiwizowany jako niezamawiana oferta.

W dniu 10.08.2016 r. do Burmistrza Miasta Chełmna wpłynęła petycja złożona przez Pana Adama Szulca – Prezesa Zarządu Szulc-Efekt sp. z o. o. dotycząca archiwizacji załączonych materiałów oraz podania nomenklatury klasy wykazu akt – pod którym na prośbę wnioskodawcy – wzmiankowe załączniki zostały zarchiwizowane (symbol klasyfikacyjny). Petycja dotyczyła postępowania z dokumentacją urzędową, którą reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14,  poz. 67 t. j.). Ponieważ tut. urząd jako organ gminy zobowiązany jest do stosowania instrukcji a przedmiotowa petycja została zarejestrowana kancelaryjnie przedmiot petycji nie wymaga podjęcia dodatkowych czynności z nią związanych. W treści petycji zawarto analizy i przypisy dotyczące podstaw prawnych oraz załącznik, który stanowi informacja handlowa dotycząca urządzenia wielofunkcyjnego – nośnika narzędzi, z których niemniej jednak nie wynika konieczność ustosunkowania się przez organ rozpatrujący petycję do ich treści. W związku z powyższym, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r.  o petycjach wniosek wraz załącznikami został umieszczony na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. Ponieważ do wniosku nie została załączona zgoda na ujawnienie na stronie internetowej podmiotu rozpatrującego petycję danych osobowych wnioskodawcy dane nie zostały ujawnione.  Petycja zostanie zarchiwizowana zgodnie z procedurą właściwą dla kategorii archiwalnej „A”  pod symbolem klasyfikacyjnym GM-OŚ.152.2.2016.KG. Informacja handlowa stanowiąca załącznik do petycji, w ocenie organu rozpatrującego petycję nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.  Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. Zgodnie z powyższym, ofertą nie będzie więc oświadczenie, które zawiera w swej treści jedynie elementy informacyjne. Takie oświadczenie (wszelkie ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób), zgodnie z art. 71 k.c., będzie jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy (do 2003 roku nazywało się ono zaproszeniem do rokowań, co jak się wydaje, lepiej tłumaczy charakter).
Oprócz istotnych postanowień umowy oferta może zawierać także inne elementy przyszłej umowy, a więc accidentalia negotii czy naturalia negotii. Ponadto § 6 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wskazuje jaka dokumentacja może stanowić dokumentację nietworzącą akt sprawy, co w żaden sposób nie obliguje gmin do obligatoryjnego jej przyporządkowywania do klasy z wykazu akt.