Wydział Organizacyjny - OR

Zakres działania wydziału:

1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu;
2) planowanie i realizowanie wydatków związanych z funkcjonowaniem Urzędu;
3) organizowanie przetargów na zakupy i usługi prowadzone w ramach wydziału,
4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków  i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem;
5) prowadzenie rejestru pieczęci i nadzór nad ich przechowaniem;
6) zapewnienie prawidłowej obsługi interesantów przez Urząd;
7) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;
8) obsługa spotkań, imprez i narad organizowanych przez Radę Miasta oraz Burmistrza i Zastępcę Burmistrza;
9) opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego;
10) administrowanie i gospodarowanie budynkami Urzędu oraz znajdującym się w nich majątkiem, prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi oraz zabezpieczeniem mienia Urzędu;
11) ewidencja ilościowa pozostałych środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 1 tys. zł;
12) prowadzenie rejestrów przepisów gminnych, zarządzeń Burmistrza, przepisów o charakterze instrukcyjnym itp.;
13) zapewnienie prawidłowych warunków p.poż i bhp w Urzędzie;
14) wykonywanie zadań związanych z wyborami, referendami i spisami;
15) prowadzenie punktu informacyjnego dla mieszkańców;
16) prowadzenie i administrowanie stron internetowych w tym Biuletynu Informacji Publicznej;
17) prowadzenie zadań z zakresu informatyzacji urzędu;
18) polityka bezpieczeństwa danych,
19) w zakresie spraw kadrowych:

a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
b) załatwianie spraw dotyczących wydawania archiwalnych dokumentów osobowych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta;
c) opracowanie projektów regulaminu pracy i regulaminu wynagrodzeń;
d) opiniowanie podań osób ubiegających się o dofinansowanie nauki na studiach.
e) opracowywanie rocznego planu urlopów,
f) opracowywanie rocznego planu szkoleń,
g) ewidencja czasu pracy,
h) opracowywanie sprawozdań oraz raportów,

20) w zakresie bhp i p.poż:

a) prowadzenie nadzoru bhp i p.poż. na terenie Urzędu Miasta;
b) przeprowadzanie szkoleń z zakresu bhp i p.poż. oraz podstawowej samoobrony cywilnej;
c) przeprowadzanie postępowań powypadkowych pracowników Urzędu oraz osób poszkodowanych na terenie miasta;
d) wykonywanie kart ocen ryzyka zawodowego;
e) dokonywanie ocen stanowisk pracy pod względem spełnienia norm bhp;

21) prowadzenie archiwum zakładowego:

a) przejmowanie dokumentacji do archiwum z wydziałów Urzędu Miasta;
b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum oraz jej porządkowanie;
d) udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum;
e) wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum;
f) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
g) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
h) sporządzanie rocznych sprawozdań do archiwum państwowego;
i) załatwianie wniosków dotyczących spraw osobowych i płacowych na podstawie znajdujących się w archiwum akt osobowych i list płac;
j) przygotowanie dokumentacji z głosowania do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Rady Miasta Chełmna, Burmistrza Miasta i referendów w celu przekazania do Delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

w ramach działania wydziału OR BIURO RADY MIASTA - RM:

1) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Miasta i komisji Rady:

a) sporządzanie protokołów z posiedzeń Rady Miasta;
b) prowadzenie rejestru uchwał Rady Miasta;
c) przygotowywanie i zbieranie materiałów na posiedzenia Rady Miasta oraz zapewnienie ich terminowego doręczenia;
d) opracowywanie w terminie zleconym przez przewodniczącego Rady Miasta projektów porządków obrad sesji;
e) opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady;
f) przekazywanie uchwał, postanowień, wniosków, opinii odpowiednim organom;
g) opracowywanie w terminie zleconym przez przewodniczącego Rady Miasta interpelacji i wniosków radnych oraz komisji;
h) współdziałanie w organizowaniu spotkań radnych z wyborcami,

2) obsługa Chełmińskiej Rady Seniorów i Młodzieżowej Rady Miasta,
3) wykonywanie zadań związanych z wyborami, referendami i spisami.

oraz BIURO INFORMACJI PUBLICZNEJ - IP

1) przyjmowanie i rejestrowanie wszelkiej  korespondencji wpływającej do Urzędu;
2) przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych;
3) udzielanie informacji interesantom o sposobie załatwienia danej sprawy w Urzędzie;
4) udzielanie wszelkich informacji dotyczących funkcjonowania Urzędu;
5) bezpośrednia obsługa osób niepełnosprawnych,
6) udzielanie informacji publicznej na wniosek,
7) rozpatrywanie petycji.