OR.271.02.2026.PG

W związku z nadesłanym pytaniem do postępowania publikujemy odpowiedź:

..."Czy Zamawiający dopuści, aby 3 wdrożenia były równoważne i były zrealizowane w jednostkach sektora finansów publicznych, biorąc pod uwagę, że urzędy administracji rządowej lub samorządowej są również jednostkami sektora finansów publicznych zgodnie z Ustawą o Finansach Publicznych?”.

Zamawiający dopuszcza i uznaje za równoważne doświadczenie Wykonawcy, który dokonał wdrożenia SZBI w jednostkach sektora finansów publicznych. ...

Pełna treść udzielonej odpowiedzi znajduje się w załączniku pn. Odpowiedź_SZBI_1.pdf

w ramach Konkursu Grantowego „Cyberbezpieczny Samorząd”, Priorytet II: Zaawansowane usługi cyfrowe, działanie 2.2. – Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa, w ramach Funduszy Europejskich na rozwój cyfrowy 2021-2027 (FERC.02.02-CS.01-001/23), tytuł projektu: „Podniesienie poziomu bezpieczeństwa w Urzędzie Miasta Chełmno w ramach programu grantowego "Cyberbezpieczny Samorząd".
Gmina Miasto Chełmno zwraca się z prośbą o przesłanie oferty cenowej na wykonanie usługi: aktualizacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) dla Urzędu Miasta Chełmna oraz opracowanie/aktualizację Polityki Bezpieczeństwa Informacji (PBI) dla jednostek podległych (Centrum Obsługi Placówek Oświatowych oraz Centrum Usług Społecznych).

1. Dokumentacja podstawowa.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 — OPZ.
2. Termin i sposób składania ofert
Oferty należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 oraz dołączyć wszystkie wymagane załączniki opisane w punkcie 6.
Wypełnione dokumenty należy przesłać do dnia 13.02.2026 r. do godziny 10:00 na adres e-Doręczeń: AE:PL-28744-91667-HWCIW-10, w zabezpieczonym przed otwarciem (hasłem) archiwum (zip/rar/7z). Hasło do archiwum należy przesłać na ten sam adres odrębną wiadomością w dniu 13.02.2026 r., w godz. 10:01–12:00. Oferty przesłane po terminie zostaną uznane za nieważne.
Oferty będą przyjmowane wyłącznie w wersji elektronicznej i muszą być opatrzone podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy (profil zaufany, podpis osobisty lub certyfikat kwalifikowany).
3. Wymagania formalne. 
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 2 lat przed datą złożenia oferty zrealizował co najmniej 3 wdrożenia SZBI w jednostkach samorządu terytorialnego (JST).
Za wdrożenie rozumie się opracowanie dokumentacji SZBI i wykonanie wdrożenia obejmującego szkolenia i formalne potwierdzenie wykonania (referencja, protokół odbioru, umowa).
Na etapie składania oferty Wykonawca dołącza kompletny formularz ofertowy — Załącznik nr 2 (formularz kompletny zawierający: wykaz referencji, oświadczenie o realizacji min. 3 wdrożeń, oświadczenie o kwalifikacjach kadry).
W ofercie należy wskazać osoby, które będą realizować zamówienie (Kierownik Projektu, Analityk Ryzyka, Specjalista ds. bezpieczeństwa itp.), dołączyć krótkie CV (bez danych wrażliwych) oraz wykaz certyfikatów (np. ISO/IEC 27001 Lead Implementer/Auditor, CISSP, CISM).
Po wyborze oferty, a przed podpisaniem umowy, Zamawiający wezwie Wykonawcę do przedłożenia dokumentów potwierdzających wskazane referencje (skany referencji, protokoły odbioru, fragmenty umów) w terminie 7 dni od wezwania. Brak dostarczenia dokumentów w terminie uprawnia Zamawiającego do wykluczenia Wykonawcy lub odstąpienia od zawarcia umowy.
4. Obowiązki Wykonawcy dotyczące pozyskania informacji i formy dostawy dokumentacji
Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnego pozyskania od Zamawiającego wszelkich informacji niezbędnych do wykonania zamówienia (dokumentacja wewnętrzna, dostęp do systemów w zakresie niezbędnym do audytu, lista procesów, listy uprawnień, wykazy zasobów, schematy organizacyjne itp.). Zamawiający udostępni materiały niezbędne do realizacji prac w uzgodnionym zakresie.
Wykonawca dostarczy kompletną dokumentację SZBI — polityki, procedury, instrukcje, formularze i druki — w wersji edytowalnej (DOCX) i PDF, gotową do bezpośredniego użycia przez Zamawiającego (do druku i wypełnienia). Nie dopuszcza się sytuacji, w której Zamawiający miałby samodzielnie opracowywać istotne treści dokumentów.
W przypadku korzystania z podwykonawców Wykonawca pozostaje całkowicie odpowiedzialny za jakość i kompletność prac podwykonawców; użycie podwykonawców wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
5. Kryteria oceny ofert i sposób punktacji
Zamawiający oceni oferty według dwóch kryteriów:
Kryterium 1 — Doświadczenie firmy (waga 40%) — maks. 40 pkt
Sposób punktacji (przykładowy, sumaryczny):
5 pkt za każde potwierdzone wdrożenie SZBI w JST (maks. 3 wdrożenia = 15 pkt).
Do 15 pkt za jakość i weryfikowalność referencji (pozytywna, weryfikowalne referencje/protokół = 5 pkt każda, do 3 referencji).
Do 10 pkt za kwalifikacje kadry (punkty przyznawane za posiadane certyfikaty i doświadczenie: np. ISO/IEC 27001 Lead Implementer/Auditor — 5 pkt /kluczowy specjalista, CISSP/CISM —5 pkt punkty dodatkowe; szczegóły oceny w formularzu).
Kryterium 2 — Cena (waga 60%) — maks. 60 pkt
Punktacja cenowa obliczana wg wzoru:
Punkty za cenę = 60 × Cena_min /Cena_oferty
gdzie: Cena_min — najniższa cena spośród ważnych ofert; Cena_oferty — cena badanej oferty. Wynik zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Łączna punktacja: suma punktów z obydwu kryteriów (maks. 100 pkt). Oferta z najwyższą liczbą punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.
6. Wymagane dokumenty / załączniki do oferty
Oferta musi zawierać — w jednym kompletnym zestawie (Załącznik nr 2 — Formularz ofertowy kompletny) — następujące dokumenty:
- Wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2) zawierający m.in.: dane Wykonawcy, cenę, oświadczenia.
- Oświadczenie o realizacji min. 3 wdrożeń SZBI w JST (ostatnie 2 lata) — opis projektów: nazwa JST, zakres prac, okres realizacji, kontakt referencyjny, rodzaj dowodu (referencja/protokół/umowa).
- Wykaz referencji (rozszerzony szablon) oraz plik z dowodami (skany referencji/protokołów/fragmentów umów).
- Oświadczenie o kwalifikacjach i kompetencjach kadry + krótkie CV osób przewidzianych do realizacji + kopie certyfikatów (do przedłożenia także przed podpisaniem umowy).
- Informacja o ewentualnych podwykonawcach (nazwa, zakres prac, podpisana umowa, kwalifikacje kadry j.w.).
- Oświadczenie o akceptacji wzoru umowy (Wzór Umowy - Załącznik nr 3) — podpisane przez osobę upoważnioną. 
- Podpisana klauzula informacyjna FERC – (Załącznik nr 4) — podpisana przez osobę upoważnioną.
Uwaga: Po wyborze oferty, w terminie 7 dni od wezwania, Wykonawca przedłoży skany/dokumenty potwierdzające referencje (oryginały lub uwierzytelnione kopie w uzgodnionej formie).
7. Wzór umowy — obowiązek akceptacji
Wzór umowy (Załącznik nr 3) stanowi integralną część dokumentacji przetargowej. Złożenie oferty wymaga dołączenia podpisanego oświadczenia o akceptacji wzoru umowy (bez zastrzeżeń) lub wyraźnego wskazania dopuszczalnych, konkretnych zastrzeżeń do postanowień umowy.
Wybrany wykonawca będzie zobowiązany podpisać umowę w brzmieniu zgodnym z wzorem (Załącznik nr 3). Odmowa podpisania umowy w uzgodnionym brzmieniu skutkuje utratą prawa do zawarcia umowy i wyborem kolejnej najkorzystniejszej oferty.
Wzór umowy zawiera szczegółowy harmonogram etapów i płatności, opis odbiorów etapowych, kary umowne i okres gwarancji. (Treść wzoru umowy: Załącznik nr 3).
8.Warunki unieważnienia postępowania
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy dostępną kwotę budżetu przeznaczoną na realizację zamówienia. Informacja o tej możliwości zostanie umieszczona w dokumentacji oraz w ogłoszeniu.
9.Weryfikacja referencji i dokumentów
Zamawiający ma prawo do weryfikacji zgłoszonych referencji poprzez kontakt z wskazanymi osobami referencyjnymi. Wykonawca udzielając oferty wyraża zgodę na taką weryfikację i zobowiązuje się do udostępnienia kontaktów referencyjnych.
10. Kryteria odrzucenia / wykluczenia
Oferta zostanie odrzucona jeśli nie spełnia wymogów formalnych określonych w punkcie 4 (np. brak minimalnej liczby wdrożeń w okresie 2 lat).
Wykonawca zostanie wykluczony w przypadku stwierdzenia naruszeń uniemożliwiających wykonanie zamówienia (np. brak możliwości potwierdzenia referencji, podanie nieprawdziwych danych).
Odmowa podpisania wzoru umowy w brzmieniu zaakceptowanym przez Zamawiającego po wyborze oferty skutkuje wykluczeniem Wykonawcy.
11.   Postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych
Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów RODO oraz krajowych przepisów o ochronie danych. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego strony zawrą odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych.
Wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przekazywane w sposób zabezpieczony.
12.   Wyznaczony kontakt i tryb zadawania pytań
Osobą wyznaczoną do kontaktu jest: Paweł Góra (informatyk). Pytania należy kierować wyłącznie przez adres do eDoręczeń: AE:PL-28744-91667-HWCIW-10.
Zapytania i odpowiedzi będą publikowane (anonimizowane) na stronie ogłoszenia, jeżeli treść pytania ma charakter ogólny i może dotyczyć wszystkich Wykonawców.
13.   Terminy dodatkowe i procedura oceny
Po otrzymaniu ofert Zamawiający przeprowadzi weryfikację formalną i merytoryczną zgodnie z kryteriami określonymi w punkcie 5.
Zamawiający może wezwać Wykonawców do uzupełnienia braków formalnych (termin na uzupełnienie: będzie wskazany w wezwaniu). Uzupełnienie braków nie może zmieniać treści oferty.
Zamawiający zastrzega prawo do przeprowadzenia rozmów/wyjaśnień technicznych z wybranymi wykonawcami w celu doprecyzowania ofert.
14.   Podstawy wykluczenia z postępowania
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców w stosunku, do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych:
1) w art. 108 ust. 1 ustawy PZP;
2) w art. 109 ust. 1 pkt. 4, 5, 7,8 i 10 ustawy PZP;
2. Wykluczenie Wykonawcy następuje zgodnie z art. 111 ustawy PZP.
3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców w stosunku do których zachodzi okoliczność wskazana w art. 7.1 ust. 1 - 3 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.,  w sprawie wpisu na listę osób i podmiotów, wobec których stosowane są środki, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 15 kwietnia 2022 r., poz. 835).
Osobą wyznaczoną do kontaktów w przedmiotowej sprawie jest Paweł Góra, a wszelkie pytania/niejasności związane z niniejszym postępowaniem należy kierować wyłącznie drogą elektroniczną na adres eDoręczeń: AE:PL-28744-91667-HWCIW-10. Zamawiający nie będzie udzielał wyjaśnień telefonicznie.
Oferty będą przyjmowane wyłącznie w wersji elektronicznej. Zamawiający wymaga aby oferta była opatrzona podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy (profilem zaufanym, podpisem osobistym lub certyfikatem kwalifikowanym). 

Zamawiający powiadomi wyłącznie Wykonawcę, którego oferta będzie najkorzystniejsza. Wyniki postępowania opublikowane będą na stronie BIP urzędu – https://bip.chelmno.pl/przetargi/853.